Acabar con el papel es el gran objetivo de muchas empresas, pocas lo consiguen.
La gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente para la pyme, esta ha evolucionado mucho en los últimos tiempos.
La tecnología basada en carpetas y ficheros replica el antiguo sistema físico en el nuevo mundo digital.
La gestión documental moderna usa la tecnología “Nube Privada” para dar alta disponibilidad de los ficheros a grandes organizaciones que están separadas geográficamente.
A través de un sistema de gestión eficiente con trazabilidad entre documentos podemos encontrar de forma fácil documentos vinculados desde su origen o hacia su destino.
Por ejemplo, si estamos visualizando una factura y el cliente está en desacuerdo con el presupuesto firmado y previamente hemos digitalizado el documento, podremos navegar hasta la oferta y visualizar el documento digitalizado con la firma del cliente, imprimirlo, enviarlo por e-mail, o simplemente realizar una contrastación de datos y con la ventaja de evitar tener que consultar el archivo físico o solicitarlo al departamento correspondiente.
Otros clientes más estrictos solicitarán el envío de albaranes firmados por sus operarios junto con las facturas emitidas. Al disponer de la documentación integrada podremos automatizar el envío de documentos firmados digitalizados en los procesos de facturación de forma ágil y sencilla.
Onnix Software ha ideado un sistema de gestión documental vinculada con todos los documentos de su plataforma de gestión empresarial web, dicha información se integra con la base de datos y es incluida en cada copia de seguridad de forma transparente para el usuario.
La gestión documental ONNIX se puede consultar via web a través de cualquier navegador y está disponible a través de la plataforma de gestión empresarial web y los portales cliente y proveedor.
El uso de códigos de barras ayuda a la hora de digitalizar, procesar y vincular el documento escaneado con el documento de la aplicación.
La digitalización masiva de documentos permite vincular lotes de documentos físicos leídos a través de escáneres documentales departamentales por lotes en unos pocos segundos, agilizando esta tarea. De esta forma la digitalización y archivado digital deja de ser una tarea pesada y podemos dedicar nuestro valioso tiempo a tareas mas productivas.
Una de las mayores ventajas de usar gestión documental integrada es que los documentos se pueden construir desde cualquier origen sin necesidad de tener carpetas ni accesos a unidades de red remotas.
La solución ONNIX SOFTWARE:
Todos los documentos generados en la aplicación tienen un código de barras en la cabecera del documento, colocado estratégicamente en un sitio concreto, así nuestro escáner siempre sabrá donde ir a leer.
En el caso de documentos de terceros que queremos escanear, siempre podremos imprimir la etiqueta correspondiente de la aplicación y pegarla en el documento recibido.
La etiqueta solo es necesario colocarla en la primera página, el escáner creará un documento con las páginas entre el primer código y el siguiente código leído.
El escáner elegido ha de ser capaz de realizar lectura de código de barras y capaz de renombrar el archivo escaneado con la lectura de este código. Varios fabricantes poseen esta funcionalidad.
El escáner realizará una subida automática via SMB o FTP a la carpeta para tal fín en la aplicación, una vez subido el archivo se realizan lecturas a demanda o incluso programadas para generar la vinculación e integrar con la base de datos.
A través de estas lecturas se clasificarán los documentos en aquellas zonas de la aplicación para donde se han creado.
Un claro ejemplo sería la vinculación de un presupuesto o un contrato firmado con su correspondiente oferta.
Para pequeñas organizaciones que con poco volumen de documentos, la vinculación se puede realizar de forma manual, sin necesidad de escáneres especiales, yendo a la sección de la aplicación y haciendo clic en añadir archivo en la pestaña “documentación” presente en todos los documentos, como Oportunidades de venta, ofertas, pedidos albaranes, facturas, etc…
Con ONNIX SOFTWARE, tu empresa está lista para la nueva era donde la gestión documental es 100% eficaz y eficiente.
Puede consultar las funcionalidades de la versión ONNIX PYME y ONNIX GRAN EMPRESA donde se incluyen las funciones de documentación en archivo digital.
https://onnix.es/onap-erp-web/
Para más información contacte con nuestro equipo comercial aquí.
